Cómo atender el WhatsApp de tu inmobiliaria fuera de horario

La oficina cierra a las ocho, pero el móvil sigue sonando. Un comprador que ha visto un piso en un portal al salir del trabajo, una familia que mira casas el domingo por la tarde, un propietario que por fin se decide a vender a las once de la noche. Cuando nadie contesta, ese contacto escribe a la siguiente agencia.

En este artículo vemos por qué llegan tantas consultas fuera de horario, qué suelen preguntar, qué opciones tienes para atenderlas y qué debe pasar siempre a una persona.

Por qué las consultas llegan cuando la oficina está cerrada

Tus clientes buscan casa en su tiempo libre: por la noche, en el descanso de la comida y el fin de semana. Es justo cuando tu equipo no está. Además, los portales y las redes envían el contacto en el momento en que el interesado pulsa el botón, no cuando a ti te viene bien.

¿Cuántas consultas recibe tu agencia fuera de horario? No publicamos porcentajes sin fuente: si tienes el dato de tu propio WhatsApp, es el mejor punto de partida.

Lo que pregunta el cliente de noche (casi siempre está en la ficha)

Si repasas los mensajes que llegan fuera de horario, verás que se repiten:

• «¿Sigue disponible?»
• «¿Tiene ascensor? ¿Y garaje?»
• «¿Cuánto es la comunidad?»
• «¿Se admiten mascotas?»
• «¿Puedo verlo el sábado?»

La mayoría de las respuestas ya están en la ficha del inmueble o en lo que sabe tu equipo. El problema no es que no tengas la información: es que nadie está delante para buscarla y escribirla.

Cuatro opciones para atender fuera de horario

1. Guardias

Alguien del equipo atiende el móvil por turnos. Funciona, pero cansa, se nota en la calidad de las respuestas a las once de la noche y no escala si llegan muchos mensajes a la vez.

2. Mensajes de ausencia

La app de WhatsApp Business permite enviar un mensaje automático fuera de horario. Es mejor que el silencio: el cliente sabe que le has leído. Pero no responde a su pregunta, y el interés se enfría hasta la mañana siguiente.

3. Respuestas automáticas por menús

Un árbol de opciones fijas («pulsa 1 para…»). Sirve para preguntas muy cerradas, pero se rompe en cuanto el cliente escribe a su manera, y a menudo frustra más de lo que ayuda.

4. Un empleado digital

Entiende la pregunta, busca el dato en tus fichas y en lo que sabe tu oficina, responde y agenda la visita dentro de tu horario. Cuando algo no le corresponde, lo deja preparado para tu equipo. Es lo que hace Bitaco: no es un chatbot, es el cerebro operativo de tu despacho, y atiende tu WhatsApp 24/7.

Cómo responder con datos correctos sin estar delante

Contestar rápido no sirve de nada si la respuesta es incorrecta. Para atender bien fuera de horario sin que haya nadie mirando, necesitas tres cosas:

1. Datos verificados. Las respuestas deben salir de tus fichas y de conocimientos que tu equipo ha revisado, no de suposiciones.
2. La fuente a la vista. Que cada respuesta diga de qué ficha sale el dato, para que tu equipo pueda comprobarla por la mañana.
3. Un límite claro. Si el dato no está, no se contesta «por intuición»: se le dice al cliente que le responderá una persona.

Mira en 80 segundos cómo contesta Bitaco a una consulta a las 23:10: Ver la demo.

Qué debe pasar a una persona aunque sean las 23:00

Hay mensajes que no conviene atender de forma automática, sea la hora que sea:

• Propietarios que piden precio o valoración. Se recogen sus datos y un agente los llama.
• Reservas, señales y contratos. El cliente quiere avanzar: tu equipo lo recibe con un resumen y le contesta en cuanto pueda.
• Quejas o situaciones delicadas. Necesitan el tono y el criterio de una persona.
• Cualquier pregunta cuya respuesta no esté verificada.

En Bitaco, estos casos pasan a tu equipo con un resumen de tres líneas, para que no tengas que leer todo el hilo. Y el cliente puede escribir PERSONA en cualquier momento para hablar con alguien de tu agencia.

Plantilla de mensaje de ausencia (gratis)

Si todavía no usas ninguna herramienta, al menos configura un buen mensaje de ausencia en tu WhatsApp. Te dejamos uno para copiar y adaptar:

Hola, gracias por escribir a [Nombre de la agencia]. Ahora mismo la oficina está cerrada (nuestro horario es [horario]). Si nos dices qué inmueble te interesa y cuándo te vendría bien verlo, te contestamos a primera hora. Si eres propietario y quieres vender o alquilar, déjanos tu nombre y la zona del inmueble y te llamamos.

Tres claves: di cuándo vas a contestar, pide la información que necesitarás y no prometas nada que no puedas cumplir.

Preguntas frecuentes

¿Mi cliente sabrá que no habla con una persona?

Sí. El primer mensaje avisa de que atiende un asistente de IA. Creemos que es lo honesto y lo que esperan tus clientes. Además, pueden escribir PERSONA en cualquier momento y la conversación pasa a tu equipo.

¿Y si de noche me preguntan algo que no está en la ficha?

Bitaco no contesta por intuición. Le dice al cliente que le responderá una persona y deja la conversación preparada para tu equipo, con un resumen de tres líneas. Por la mañana, alguien contesta y, si la respuesta sirve para más clientes, Bitaco te propone guardarla como conocimiento de la oficina.

¿Puede agendar visitas un domingo?

Puede recibir la petición un domingo y proponer huecos, pero solo dentro del horario de visitas que fijas tú. Si no haces visitas el fin de semana, propondrá el primer hueco disponible entre semana.

¿Cuánto cuesta atender así fuera de horario?

Los planes empiezan en 99 €/mes + IVA para agentes independientes, y 149, 269 o 389 €/mes + IVA para agencias, sin cuota de alta ni permanencia. Los mensajes de WhatsApp los pagas directamente a Meta según su tarifa oficial. Puedes probarlo 30 días gratis, sin tarjeta.

¿Tengo que dejar de usar el móvil?

Tu equipo puede ver y contestar todas las conversaciones desde el panel de Bitaco en cualquier momento. Sobre el uso del mismo número en la app normal de WhatsApp, consulta las condiciones al conectar.

Lo que Bitaco hace y lo que no

Lo que hace:

• Atiende tu WhatsApp 24/7, con tu número y tu cuenta de WhatsApp Business.
• Responde con los datos que tu equipo ha verificado y dice de qué ficha salen.
• Agenda visitas dentro de tu horario y envía un recordatorio antes de cada una.
• Pasa a tu equipo lo que necesita una persona, con un resumen de tres líneas.
• Avisa al cliente de que habla con un asistente de IA.

Lo que no hace:

• No se inventa datos: si no tiene fuente, pasa la conversación.
• No da precios ni valoraciones a propietarios.
• No cierra reservas, señales ni contratos.
• No es un chatbot de respuestas fijas ni un CRM.

Cada agencia paga sus mensajes de WhatsApp directamente a Meta. Planes desde 99 €/mes + IVA.

Más información en Funciones y en la página principal.

Ver la demo